Les demandes sont adressées via le portail électronique au Fonds genevois de répartition des bénéfices de la Loterie Romande qui en accuse réception et peut requérir des renseignements complémentaires. Ces renseignements doivent être transmis à la date d'échéance communiquée. A défaut la demande est annulée.

Un refus direct est adressé au requérant si sa demande est concernée par un ou plusieurs critères de non-entrée en matière (voir modalités d'attribution). De même, il ne peut y avoir d'entrée en matière sur un projet que si l’utilisation du soutien précédent a été justifiée.

Il y a quatre séances de répartition dans l'année en mars, juin, septembre et novembre. Seuls les dossiers complets sont traités en séance de répartition.

Le Conseil d'Etat ratifie les décisions de l'organe dans un délai d'environ un mois après la séance de répartition. Durant cette période le secrétariat du fonds où les membres de l'organe ne sont autorisés à donner aucune information sur les préavis de l'organe. De même, un dossier peut faire l'objet d'un report à une séance ultérieure pour complément d'information.

La décision fait l'objet d'une notification écrite précisant les conditions d'attribution. Elle n'est pas susceptible de recours et les décisions négatives ne sont pas motivées.

L'obtention d'une contribution ne doit pas être considérée comme un droit. Il s'agit d'une aide ponctuelle à un projet non nécessairement reconductible.