Les répartitions sont trimestrielles (voir délais). Les demandes doivent respecter les conditions d'attribution (voir règles d'octroi).

Les demandes sont adressées par courrier postal au secrétariat. Ce dernier accuse réception et, si nécessaire, sollicite des compléments d'informations. Le secrétariat transmet ensuite les dossiers aux commissions spécialisées qui les examinent. Celles-ci formulent des propositions d'octroi pour chaque demande. Sur la base des préavis des commissions, le Conseil de Fondation prend les décisions. La notification de toute décision intervient par lettre. La décision n'est pas motivée et l'obtention d'une contribution n'est pas un droit.

Après l'obtention d'un soutien, les bénéficiaires doivent fournir : l'attestation des vérificateurs/contrôleurs  aux comptes et les justificatifs relatifs à l'utilisation de la contribution.

Les contributions attribuées doivent être considérées comme des subventions sous l'angle de la TVA; elles conduisent en règle générale à une réduction du droit à déduction de l'impôt préalable auprès du bénéficiaire s'il est contribuable TVA.

Les bénéficiaires sont priés, quand cela est possible, de mentionner l'aide obtenue dans leur documentation, leur plaquette ou autres. Des logos appropriés sont à la disposition des bénéficiaires sur ce site.