Chaque demande envoyée doit être accompagnée de divers documents, dont voici une liste non-exhaustive : - Une demande en bonne et due forme
- Un descriptif détaillé du projet
- Les statuts de l'organisation, datés et signés
- La liste des membres du comité de l'organisation
- Les comptes, le bilan et le rapport des vérificateurs de l'année écoulée
- Le rapport d'activité de l'organisation
- Le budget du projet avec recettes estimées ainsi que le budget de l'exercice en cours de l'institution
- Le plan de financement, avec le nom des institutions sollicitées et le montant
et, selon l'objet de la demande :
achats, transformations, rénovations, etc. - devis établis par des professionnels
tournées, spectacles, etc. - programme
- la délégation valaisanne peut demander des pièces complémentaires (contrats, curriculum vitae des artistes professionnels, etc.)
Traitement des demandes :
Les répartitions sont trimestrielles.
Tous les dossiers complets sont examinés. Le délai de traitement est d'environ trois mois.
Les compléments d'informations doivent être remis à l'Organe cantonal dans les trois mois qui suivent la demande, sans quoi le dossier est classé sans suite.
Les demandes sont adressées au secrétariat, qui accuse réception et demande, si nécessaire, les informations complémentaires. Le secrétariat transmet les demandes au président et au comité qui examinent les dossiers, sur la base de critères formels, quant à l'opportunité d'octroi et au montant à proposer. Il peut consister en une acceptation, un refus, un report pour complément d'informations ou une contre-proposition.
Les demandes peuvent être adressées au secrétariat jusqu’au 15 novembre de l’année en cours.
Décisions :
La notification de toute décision (positive ou négative) intervient par lettre. Cette notification précise les modalités de versement du montant octroyé, l'obligation d'en faire mention dans les livres du bénéficiaire et de fournir les justificatifs des dépenses.
La décision n'est pas motivée et ne fait mention d'aucune voie de recours à son encontre ; d'une part, l'obtention d'un don n'est pas un droit et, d'autre part, il s'agit d'une aide ponctuelle et pas nécessairement reconductible.
Et après ?
Le soutien attribué par les Organes de répartition de la Loterie Romande ne doit pas être considéré comme une subvention ou du sponsoring, mais comme un don. Par contre, les bénéficiaires sont autorisés à mentionner l'aide obtenue dans leur documentation, leur plaquette ou autres. Pour cela, la formule " avec le soutien de la Loterie Romande " est la seule adéquate. Des logos appropriés sont à la disposition des bénéficiaires, sur demande.
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