Jeder Anfrage müssen verschiedene Dokumente beigelegt werden. Nachstehend eine - nicht vollständige - Liste:

• eine gut als solche formulierte Anfrage mit der Angabe des gewünschten Betrages
• eine detaillierte Beschreibung des Projekts
• die Statuten der Institution mit Datum und Unterschrift
• die Liste der Komiteemitglieder mit Telefon-Nummer und Adresse
• die Jahresrechnung des vergangenen Jahres
• den Geschäftsbericht der Institution
• das Betriebsbudget und das Budget des betreffenden Projektes
• einen Finanzierungsplan, mit den angefragten Institutionen und den erhaltenen Summen
• einen auf die Institution ausgestellten Einzahlungsschein

Bearbeitung der Anfragen:

Die Anfragen können ganzjährlich an die Delegation adressiert werden.
Die Verteilungen finden vierteljährlich statt. Alle vollständigen Dossiers werden geprüft und analysiert. Die Behandlungsfrist dauert zirka drei Monate, insofern das Dossier vollständig ist. Wenn der Antragstellende nicht auf die Bitte eingeht, zusätzliche Informationen zu liefern, wird das Dossier archiviert.

Die Delegation überprüft die Anfragen gemäss ihrem Verteilungsreglement. Ihre Entscheide sind durch die Regierung genehmigt.

Entscheid:

Jeder Entscheid wird dem Antragsteller schriftlich mitgeteilt. Diese Benachrichtigung hält die Zahlungsmodalitäten der gewährten Spende fest und die Verpflichtung, diese Spende in den Konten des Begünstigten zu erwähnen und die Belege der Ausgaben zu liefern. Der Entscheid wird nicht begründet und gibt kein Anrecht auf einen Rkurs; einerseits stellt das Erhalten einer Spende keinen Rechtsanspruch dar und andererseits handelt es sich um eine punktuelle Hilfe, welche nicht unbedingt erneuerbar ist.

Und nachher ?

Die durch die Verteilorgane der Loterie Romande gewährte Unterstützung soll nicht als Subvention oder Sponsoring angesehen werden, sondern sie ist eine Spende. Hingegen ist es den Begünstigten erlaubt, die erhaltene Unterstützung in ihrer Dokumentation, Broschüre oder Ähnlichem zu erwähnen. Die geeignete Formulierung ist hierfür "mit der Unterstützung der Loterie Romande". Geeignete Logos stehen den Begünstigten auf Anfrage zur Verfügung.