Jeder Anfrage müssen verschiedene Dokumente beigelegt werden. Nachstehend eine - nicht vollständige - Liste:

• eine gut als solche formulierte Anfrage mit der Angabe des gewünschten Betrages
• eine detaillierte Beschreibung des Projekts
• die Statuten der Institution mit Datum und Unterschrift
• die Liste der Komiteemitglieder mit Telefon-Nummer und Adresse
• die Jahresrechnung und den Revisorenbericht des vergangenen Jahres
• den Geschäftsbericht der Institution
• das Betriebsbudget und das Budget des betreffenden Projektes
• einen Finanzierungsplan, mit den angefragten Institutionen und den erhaltenen Summen
• einen auf die Institution ausgestellten Einzahlungsschein

Bearbeitung der Anfragen:

Die Verteilungen finden vierteljährlich statt.
Alle vollständigen Dossiers werden geprüft und analysiert. Die Behandlungsfrist variiert zwischen drei Monaten und einem Jahr. Nachträgliche Informationen müssen dem kantonalen Organ innerhalb dreier Monaten nach Anfrage übergeben werden, ansonsten wird das Dossier archiviert.

Die Anfragen sind an das Sekretariat zu adressieren, welches den Erhalt bestätigt und nötigenfalls zusätzliche Informationen verlangt. Das Sekretariat übergibt die Anfragen dem Präsidenten und dem Komitee, welche die Dossiers, aufgrund von strikten Kriterien überprüfen, sowohl was die Möglichkeit einer Spendenabgabe als auch deren Summe betrifft. Das Komitee formuliert für jedes Dossier eine Spende-Empfehlung (es gilt das Prinzip der Mehrheit). Diese Empfehlung kann eine Genehmigung, eine Absage, ein Aufschub für zusätzliche Informationen oder eine Gegen-Empfehlung sein.

Entscheid:

Jeder Entscheid (positiv oder negativ) wird schriftlich mitgeteilt. Diese Benachrichtigung hält die Zahlungsmodalitäten der gewährten Spende fest, die Verpflichtung, diese Spende in den Konten des Begünstigten zu erwähnen und die Belege der Ausgaben zu liefern. Der Entscheid wird nicht begründet und gibt kein Anrecht auf Widerspruch; einerseits stellt das Erhalten einer Spende keinen Rechtsanspruch dar und andererseits handelt es sich um eine punktuelle Hilfe, welche nicht unbedingt erneuerbar ist.

Und nachher ?

Die durch die Verteilorgane der Loterie Romande gewährte Unterstützung soll nicht als Subvention oder Sponsoring betrachtet werden, sondern sie ist eine Spende. Hingegen ist es den Begünstigten erlaubt, die erhaltene Unterstützung in ihrer Dokumentation, Broschüre oder Ähnlichem zu erwähnen. Die geeignete Formulierung ist hierfür "mit der Unterstützung der Loterie Romande". Geeignete Logos stehen den Begünstigten auf Anfrage zur Verfügung.