Alle Gesuche sollten anhand beider untenstehenden Formulare zusammengefasst werden. Ausserdem müssen jeder Anfrage verschiedene Dokumente beigelegt werden. Nachstehend eine - nicht vollständige - Liste:- Formular Gesuchsteller / Formular Finanzen
- eine gut formulierte Anfrage mit der Angabe des gewünschten Betrages
- eine detaillierte Beschreibung des Projekts
- die Statuten / Gründungsurkunde der Institution mit Datum und Unterschrift
- die Liste der Komiteemitglieder, mit deren Funktion, Post und e-mail-Adresse, sowie der Telefonnummer
- die Jahresrechnung, die Bilanz und den Revisorenbereicht des vergangenen Jahres
- den letzten Jahresbericht der Institution
- das Budget des laufenden Jahres
- einen Finanzierungsplan mit den beteiligten Institutionen und den erhaltenen Summen
- einen auf die Institution ausgestellten Einzahlungsschein
Je nach Anfrage zusätzlich:
- durch Fachleute erstellte Kostenvoranschläge bei Käufen, Umbauten, Renovationen, usw.
- Programm und Aufführungsorte bei Tourneen, Vorstellungen, usw.
- Öffnungszeiten der Kindertagesstätten oder Spielgruppen
- eine Kopie der Bewilligung des Jugendamtes für familienexterne Kinderbetreuung.
Nach Erhalt einer finanziellen Unterstützung muss der Kantonalen Kommission eine Bestätigung der Revisoren über die Verwendung des Beitrags zugestellt werden. Formular Bestätigung der Revisoren Bearbeitung der Anfragen:
Die Verteilungen finden vierteljährlich statt. Die Fristen für die Einreichung der vollständigen oder vervollständigten Gesuche sind folgende:
- bis Ende Januar für das erste Trimester,
- bis Ende April für das zweite,
- bis Ende Juli für das dritte, und
- bis Ende Oktober für das vierte Trimester.
Die Anfragen sind an das Sekretariat zu richten, welches den Erhalt bestätigt und nötigenfalls zusätzliche Informationen verlangt. Alle vollständigen Dossiers werden dann durch die Kommission geprüft. Sie trifft einen endgültigen Entscheid, nachdem die Dossiers dem Staatsrat unterbreitet wurden.
Entscheid:
Jeder Entscheid (positiv oder negativ) wird schriftlich mitgeteilt. Diese Benachrichtigung hält die Zahlungsmodalitäten der gewährten Spende fest und die Verpflichtung, diese Spende in der Jahresrechnung des Begünstigten zu erwähnen und die Belege der Ausgaben zu liefern. Der Entscheid wird begründet. Das Erhalten einer Spende stellt keinen Rechtsanspruch dar. Es handelt sich um eine punktuelle Hilfe, welche nicht unbedingt erneuerbar ist.
Und nachher ?
Die durch die Verteilorgane der Loterie Romande gewährte Unterstützung soll nicht als Subvention oder Sponsoring betrachtet werden, sondern ist eine Spende. Hingegen ist es den Begünstigten erlaubt, die erhaltene Unterstützung in ihrer Dokumentation, Broschüre oder Ähnlichem zu erwähnen. Die geeignete Formulierung hierfür ist "mit der Unterstützung der Loterie Romande". Geeignete Logos stehen den Begünstigten auf Anfrage zur Verfügung.
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